СЭД - система электронного документооборота

Что такое Enterprise Content Management (ECM)?

Управление корпоративным контентом - это организация структурированных и неструктурированных документов с использованием технологий и программного обеспечения, которые позволяют вашей организации «работать умнее, а не усерднее». По мере развития технологий и превращения всего в цифровое состояние организациям требовался новый способ хранения и доступа к файлам, что привело к создание ECM. Управление корпоративным контентом состоит из четырех основных пунктов:

• Захват. Захват информации из печатных документов или онлайн-форм и передача ее в систему
• Управление. Управление захваченными данными в структурированном формате, который позволяет быстро и легко извлекать
• Хранение. Безопасное хранение файлов в центральном хранилище, к которому можно получить доступ из разных мест
• Доставка. Внедрение рабочих процессов бизнес-процессов для автоматического перемещения документов с одного шага на другой

Каковы преимущества ECM?

ECM имеет много преимуществ в зависимости от того, какие решения вы внедряете, но некоторые могут быть не такими очевидными, как другие. Наиболее распространенные преимущества, которые видят организации:

• Снижение эксплуатационных расходов. Со всем, что хранится в цифровом виде в Интернете, ваша компания увидит снижение стоимости печати, доставки и хранения бумажных файлов. Наряду со снижением эксплуатационных расходов, вы будете знать, что вносите свой вклад в защиту окружающей среды, делая свой бизнес более экологичным.
• Повышение производительности: сотрудникам больше не нужно тратить время на поиск документов, поскольку они смогут легко находить и извлекать их мгновенно, что сокращает время простоя и разочарование персонала.
• Минимизация риска: соблюдение требований становится намного более управляемым благодаря ECM. Документы будут надежными и безопасными и позволят сделать отчетность и аудит информации проще, чем когда-либо.
• Улучшенные рабочие процессы. Возможность видеть и контролировать контент в приложениях и автоматизировать передачу от одного сотрудника к другому повышает скорость и организацию бизнес-процессов.

Преимущества на этом не заканчиваются; каждая организация использует ECM специально для своих нужд и начинает видеть различные преимущества практически сразу.

Кто использует ECM?

Наиболее распространенными отраслями, использующими ECM, являются образовательные учреждения и юридические фирмы из-за большого количества документов, которые они должны хранить, но это не означает, что другие отрасли не могут извлечь из этого пользу. Международная корпорация данных (IDC) прогнозирует 50-кратный рост цифрового контента в период с 2010 по 2020 год, и управление этим контентом окажется проблемой для большинства. Если экологичность является частью вашей бизнес-стратегии, вы боретесь с устаревшими рабочими процессами или хотите увидеть некоторые из перечисленных выше преимуществ, ECM для вас.

Как ECM помогает с соблюдением?

С недавним ростом кибератак становится все больше регулирования, и соблюдение требований имеет решающее значение для бизнеса. Организации проводят больше аудитов каждый год, внутри и снаружи, и наличие всех записей в организованном и безопасном месте облегчает бремя часто пугающих аудитов. Решение ECM позволяет автоматически архивировать записи в соответствии с отраслевыми стандартами, обеспечивая аудиторам безопасный удаленный доступ ко всем критически важным для бизнеса документам.

Насколько сложно внедрить систему ECM?

Внедрение любой корпоративной системы - непростая задача, и ECM не является исключением. После того, как вы приняли решение о поставщике и готовы начать процесс, важно выполнять его по одному шагу за раз. Планируйте реализацию от начала до конца, отмечая любые потенциальные препятствия или барьеры, которые могут затруднить, и как вы планируете их преодолевать. Общайтесь со всеми заинтересованными сторонами о целях и ожиданиях, чтобы все были на одной странице. В течение периода реализации тестируйте его часто и рано, чтобы избежать необходимости менять часы работы в случае возникновения ошибки. Хотя на первый взгляд это может показаться сложным, хороший поставщик ECM будет помогать вам на каждом этапе пути, и должен продолжать после него.

С ростом объема цифрового контента из года в год управление данными станет более сложным и обременительным. Если вы считаете, что ECM может принести пользу вашему бизнесу, обратитесь к специалисту компании Gordon Flesch за бесплатной консультацией, чтобы узнать, как система управления корпоративным контентом может улучшить ваш бизнес.