ПоставщикамБлог

Управление закупками

Управление закупками

Закупки - это процесс поиска и согласования условий, а также приобретения товаров, услуг или работ из внешнего источника, часто в рамках тендера или конкурса.

Закупки обычно включают принятие решений о покупке в условиях дефицита. Если имеются достоверные данные, эффективная практика заключается в использовании методов экономического анализа, таких как анализ затрат и выгод.

Закупки используются для обеспечения того, чтобы покупатель получал товары, услуги или работы по наилучшей возможной цене при сравнении таких аспектов, как качество, количество, время и местоположение. Корпорации и государственные органы часто определяют процессы, предназначенные для поощрения честной и открытой конкуренции для их бизнеса при минимизации рисков, таких как подверженность мошенничеству и сговору.

Почти все решения о покупке включают такие факторы, как доставка и обработка, предельная выгода и колебания цен.

Закупочная деятельность также часто делится на две категории: прямые и косвенные расходы. Под прямыми затратами понимаются производственные закупки, которые охватывают все предметы, являющиеся частью готовой продукции, такие как сырье, компоненты и детали. Прямые закупки, которые находятся в центре управления цепочками поставок, напрямую влияют на производственный процесс производственных фирм. Напротив, косвенные закупки касаются не связанных с производством приобретений: получение «операционных ресурсов», которые компания покупает для обеспечения своей деятельности. Непрямые закупки включают в себя широкий спектр товаров и услуг, начиная от стандартизированных товаров, таких как канцелярские товары и машинные смазки, и заканчивая сложными и дорогостоящими товарами и услугами, такими как тяжелое оборудование, консалтинговые услуги и услуги аутсорсинга.

Программное обеспечение для закупок (часто обозначаемое как программное обеспечение для электронных закупок) управляет процессами закупок в электронном виде или посредством облачных вычислений.

Наиболее популярные продукты категории Управление закупками Все продукты категории

INFOR LN
15
19
RBC: Анализ вторичных продаж и запасов
11
16
CargoWise
3
8

F.A.Q. Управление закупками

Что такое закупки?

Закупки - это, во-первых, процесс приобретения товаров и/или услуг посредством тендера или конкурса. Именно здесь Покупатель опубликует «уведомление о контракте» через электронный портал (известный как электронный тендер или программное обеспечение для электронных закупок), в котором подробно описано:

  • Требуется название контракта и описание товаров/услуг.
  • Спецификация и/или объем работ.
  • Примерная стоимость контракта/бюджет.
  • Срок доставки требуется.
  • Место доставки.
  • Подробная информация о графике проведения тендера, включая крайний срок подачи заявок, даты посещения объекта и сроки уточнения.
  • Тендерная документация должна быть завершена (например, документы SQ/PQQ, документы ITT, RFP или RFQ).

Поставщики (товаров и/или услуг) затем составят тендерный ответ в соответствии с предоставленными руководящими принципами и представят их через предоставленное средство. Покупатель затем оценит все ответы в соответствии с выбранными критериями оценки, и, в конечном итоге, поставщик получит контракт.

Чем закупки отличаются от покупок?

Различие между закупками и покупками может вводить в заблуждение, если вы новичок в этом процессе, так как обычно термины используются взаимозаменяемо. Однако в этом случае разница между закупками и покупками заключается в следующем:

Закупки - это общий термин для всего процесса поиска, выбора и приобретения товаров или услуг, от концепции до заключения.

Покупки являются лишь небольшой частью процесса закупок (приобретения) и не охватывают другие этапы, такие как создание спецификации работ, управление процессом закупок, проведение торгов/тендеров, оценка/проверка или согласование условий.

Почему закупки важны?

Закупки - это важный, демократичный процесс (если все сделано правильно!), который особенно важен для бизнеса по следующим причинам:

Это может сэкономить вам деньги. Процесс закупок позволит вам наилучшим образом найти поставщика (или поставщиков), который наиболее точно соответствует вашим потребностям и требованиям, предлагая при этом лучшее соотношение цены и качества. Чаще всего покупатели оценивают тендеры по методу MEAT (наиболее экономически выгодный тендер), который включает в себя подсчет стоимости, предоставленной поставщиком, оценку их ответов о качестве и затем объединение двух баллов для получения общей общей оценки. Таким образом, поставщик с наилучшей общей оценкой является поставщиком наиболее экономически выгодного тендера.

Это расширяет сферу ваших возможностей. Помимо того, что Покупатель может найти Поставщика, который предложит наилучшее соотношение цены и качества, процесс закупок позволяет Покупателям получать тендеры от потенциальных Поставщиков по всей стране, которые могут предлагать опыт и добавленную стоимость, которых местные Поставщики не делают или не могут. По сути, процесс закупок выравнивает игровое поле и дает покупателю лучшую возможность оценить пригодность нескольких поставщиков.

Как закупки могут принести пользу Вашему бизнесу?

Специалисты по закупкам могут проконсультировать по конкретным вопросам, относящимся к вашей конкретной отрасли и бизнесу, но в целом есть несколько причин, по которым взлом на закупки может революционизировать способ получения и приобретения товаров и услуг:

Это оптимизирует рабочую нагрузку. Если вам требуется, чтобы новый поставщик предоставлял постоянное обслуживание, скажем, в течение 3 лет, тогда вы хотите быть абсолютно уверены, что вы получаете наилучшего возможного поставщика и что он определенно удовлетворит все ваши требования. Было бы неэффективно использовать кадровые ресурсы для выделения персонала для исследования и установления контактов с потенциальными предприятиями, что может занять слишком много времени и по-прежнему не приведет к поиску поставщика, отвечающего вашим требованиям. Пройдя процесс закупок, вы можете упростить эту обычно тяжелую задачу, выполнив следующие простые шаги:

  • Определите необходимость (какие услуги/товары требуются вашему бизнесу?).
  • Утвердите решение найти поставщика, который может удовлетворить эту потребность.
  • Установите параметры предлагаемого контракта (бюджет/стоимость, продолжительность, основные и желательные требования и т. д.).
  • Создайте тендерную документацию (включая Спецификацию/Объем работ, Вопросник поставщика, Инструкции для участников тендера, Документ о ценах и т. д.).
  • Опубликуйте тендер на публичном портале закупок по вашему выбору.
  • Оцените тендерные предложения по выбранным вами критериям.
  • Присудите контракт выбранному поставщику.

Обеспечивает ответственность. Когда вы публикуете подробное уведомление о контракте с соответствующими тендерными документами, в котором четко указываются ваши требования и стандарты, которым должен соответствовать потенциальный Поставщик (например, минимальный годовой оборот, соответствие отраслевым стандартам и свидетельство предыдущего опыта), компании могут затем нести полную ответственность за обеспечение того, что они отвечают этим требованиям, прежде чем представить свои ответы.

Предотвратите коррупцию. Располагая поставщиками, заполняющими анкету поставщика, вы можете проверять компании на наличие информации, например, о нарушениях законных обязательств, обязательств по охране окружающей среды или здоровья и безопасности. Кроме того, вы можете запросить доказательства (в форме финансовой отчетности), что они не будут представлять финансовый риск для вашей деятельности и способны оказать услугу. Чтобы передать вопросник поставщика, поставщики должны самостоятельно подтвердить, что они отвечают всем необходимым требованиям, и могут нести полную ответственность, если это не так.

Материалы