Синхронизация и обмен корпоративными файлами (также известная как EFSS) относятся к программным службам, которые позволяют организациям безопасно синхронизировать и обмениваться документами, фотографиями, видео и файлами с нескольких устройств с сотрудниками, а также с внешними клиентами и партнерами. Организации часто применяют эти технологии, чтобы запретить сотрудникам использовать приложения для обмена файлами на потребительской основе для хранения, доступа к корпоративным данным и управления ими, которые находятся вне сферы контроля и контроля ИТ-отдела.

Приложения EFSS часто характеризуются наличием большинства или всех следующих функций и возможностей:

• Хранимые файлы синхронизации включают хранилище на рабочие столы пользователей и устройства
• Отправка ссылок на большие файлы с поддержкой нескольких расширений файлов и протоколов
• Интеграция с существующими бизнес-приложениями через API, плагины и мобильные приложения
• Встроенное создание файлов, редактирование и предварительный просмотр
• Права доступа пользователей к файлам и папкам
• Защита файлов, хранящихся и передаваемых с помощью шифрования, антивирусного сканирования и DLP (предотвращение потери данных)
• Публикация ссылок на файлы с возможностью установки требования входа для доступа к данным
• Параметры аутентификации для Active Directory, SAML, Azure Active Directory и т. д.
• Планирование и автоматизация передачи файлов из автоматизированных систем и хранилищ
• Аудит и отчет файловых операций и системных действий

В зависимости от того, что предлагает поставщик EFSS, службы могут быть развернуты с использованием облачных вычислений, локальных или гибридных. По данным Forrester Research, некоторые поставщики EFSS могут предоставлять возможность блокировать данные в определенных регионах для компаний, которые имеют требования для хранения контента/метаданных в определенных юрисдикциях.