DIRECTUM для конструкторского бюро

Внедрение и развитие DIRECTUM в АО «Авиадвигатель» Предметная область ECM-системы Заказчик АО "Авиадвигатель" Руководитель проекта со стороны заказчика Дан Олейников ИТ-поставщик DIRECTUM Сроки выполнения проекта Декабрь, 2011 — Октябрь, 2016 Масштаб проекта 15000 человеко-часов 2000 автоматизированных рабочих мест Цели проекта Внедрение DIRECTUM происходило поэтапно, и на каждой итерации стояли конкретные цели. Первоначальные задачи: • создание единого электронного архива несекретных документов; • сокращение времени на обработку и поиск документов, в т. ч. архивных; • получение своевременной, актуальной информации о ходе согласования документов; • исключение утери документов; • обеспечение контроля исполнения поручений. Далее руководством компании ставились более масштабные цели по развитию уже стабильной функционирующей системы, подробнее об их реализации в разделе «Описание проекта». Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы Работы на проекте велись с помощью DIRECTUM, Microsoft SQL, ABBYY recognition server, Удостоверяющего центра на базе MS. Производилась синхронизация данных с учетной системой, интеграция с Sharepoint, Outlook, MS Lync. Направление/область и тип работ Управление основным производством Управление закупками (снабжением) Управление продажами (сбытом) Управление финансами и экономикой Управление эффективностью и производительностью организации Проектирование и анализ бизнес-процессов Управление документами Управление данными и их интеграция Интеграция приложений и создание промежуточного слоя Приложения коммуникаций и совместной работы (почта, ПО для групповой работы и коммуникаций) Важность проекта Производственная ИС Возможность тиражируемости Да Масштабируемость Да Описание проекта Выполненные работы На подготовительной стадии проекта был составлен план перевода бизнес-процессов в систему. В первую очередь была внедрена работа с входящей и исходящей корреспонденцией, затем в DIRECTUM перешло согласование договоров, а управление организационно-распорядительной документацией было разбито на подпроцессы: «Планы/протоколы/решения» и «Согласование приказов и распоряжений», — каждый бизнес-процесс учитывал особенности компании. С 2013 года началось дальнейшее развитие системы. Был внедрен процесс по работе с иностранной корреспонденцией, функционал контроля исполнения поручений по документам, поставленным на контроль, согласование и утверждение служебных записок, модули «Управление совещаниями» и «Управление показателями эффективности», а также интеграция с Microsoft Lync 2013. В апреле 2014 года целью стало перевести в электронный вид согласование закупочной документации и протоколов закупки. В числе задач этого этапа: создание единого электронного архива закупочных документов, сокращение трудоемкости процесса согласования, снижение времени поиска электронных копий. В 2015 году, опираясь на полученный опыт эксплуатации системы, а также на замечания и предложения пользователей, были определены основные принципы реализации и требования, которые заложены во все обновляемые и разрабатываемые бизнес-процессы: • запуск процессов согласования с использованием мастера; • максимальная унификация процессов в части подготовки и создания документов; • максимальное упрощение интерфейса для согласующих. На основе процесса по согласованию служебных записок разработан унифицированный маршрут согласования для различных документов, на базе которого реализовано согласование технических заданий, технических требований и программ. В 2016 году по такому же принципу был обновлен процесс «Протоколы, планы, решения». Для оперативной работы руководителей высшего и среднего звена внедрено мобильное решение DIRECTUM Solo. Функционал приложения адаптирован под реальные потребности пользователей в рамках удаленной работы: • рассмотрение входящего документа, вынесение резолюции по нему; • создание подчиненных поручений и выполнение поручений вышестоящего руководителя; • согласование документов (договоров, писем, служебных записок). При внедрении мобильных решений и выстраивании работы руководителя необходимо найти тот самый баланс, который позволит выполнять пользователю нужные действия, и при этом не пытаться реализовать всё, что есть в толстом клиенте. Именно такой подход был выбран на проекте в компании Авиадвигатель. В результате сами мобильные решения стали тем, чего так давно хотели руководители: в них отразились те минимальные 20% функционала системы, которые они использовали в 80% случаев. Такое решение стало эффективным и в финансовом плане. Сложности и риски В начале внедрения команде проекта потребовалась определенная «притирка» участников друг к другу, что повлияло на скорость согласования решений по проекту. Понадобился длительный подготовительный этап, необходимый для учета пожеланий всех ключевых пользователей и высшего руководства, так как автоматизация затрагивала все подразделения компании. Для ускорения процесса был создан методический совет по внедрению системы, состоящий из руководителей различного уровня и специалистов по тематическим направлениям. Для каждого процесса был назначен ответственный сотрудник, который осуществлял координацию работ по созданию проектных решений. Так, например, ответственным по приказам и распоряжениям был назначен директор по персоналу, согласование проектных работ по входящим и исходящим письмам осуществлял помощник генерального директора, по договорным процессам – начальник договорного отдела. Возглавлял совет первый заместитель генерального директора. Инициатива и активное участие руководства позволили реализовать проект своевременно, а сами процессы настроить наиболее оптимально. Возникали сложности с адаптацией к новой системе у сотрудников компании, особенно у старшего поколения. В первую очередь, это было связано с разнообразием используемых на предприятии систем, в каждой из которых был свой интерфейс, множество нюансов. Первые несколько месяцев количество обращений в день исчислялось несколькими сотнями звонков, сообщений, заявок в службу поддержки и личными обращениями. Тем не менее, полученный эффект от внедрения системы перекрыл перечисленные недостатки. В начале 2015 года мы приняли решение о переходе на новую версию системы DIRECTUM 5.1.1, особенностью которой был новый интерфейс. Пользователей заранее готовили к переходу на новую версию, рассылали видеоматериалы по новому интерфейсу, проводили ознакомительные семинары. Тем не менее, первый день оказался очень насыщенным на обращения и вопросы. За неделю опытной эксплуатации новой версии мы провели ознакомительные семинары по практическим вопросам работы для большинства подразделений, что позволило сотрудникам лучше адаптироваться к особенностям DIRECTUM 5.1.1. Результаты и их ценность для компании Внедрение системы DIRECTUM позволило не только оптимизировать работу с документами, но и получить высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками. Сократилось среднее время рассмотрения и согласования документов. По статистике, сейчас этот показатель составляет: • для входящего/исходящего письма — 1 день (2-3 дня до внедрения); • для приказа, распоряжения, протокола, плана, решения — 2 дня (5-7 дней до внедрения); • для договорного документа — 5 дней (14-21 день до внедрения). Аналогичные показатели наблюдаются и далее при переводе процессов согласования отдельных видов документов из бумажного формата в электронный. Уникальность проекта DIRECTUM в АО "Авиадвигатель" непрерывно развивается, захватывая все больше процессов. Руководство создает необходимые условия для ИТ-специалистов и обеспечивает комфортное восприятие нововведений пользователями. Развитие DIRECTUM в компании достигло уровня, когда клиент видит перспективы автоматизации и совершенствует систему самостоятельно. Создаются уникальные процессы. Например, «Переписка с иностранными контрагентами». Было замечено, что письма, поступающие от российских организаций стали обрабатываться, рассматриваться и исполняться гораздо быстрее, а иностранные письма первое время обрабатывались «по старинке». Отличительные особенности нового процесса: • отдельные место и журнал регистрации, другой делопроизводитель; • возможность отправить документ на перевод для входящих и исходящих писем; • возможность создания экспертного заключения к письму. Так к системе подключились отделы внешнеэкономических связей и защиты интеллектуальной собственности. На данном этапе в системе DIRECTUM работают почти все подразделения, в т. ч. высшее руководство. Одновременно пользуются системой более 500 сотрудников, авторизовано более 2000. Статистика использования системы за день: • 1200 задач; • 2400 заданий; • 900 документов. География проекта Подразделения АО «Авиадвигатель» расположены на территории пермского моторостроительного комплекса, его корпуса находятся на значительном расстоянии друг от друга. К системе подключены Московское представительство и удаленный филиал в Когалыме. Все пользователи имеют возможность работать удаленно с ноутбуков через VPN из дома или из командировок. Рекомендации по итогам внедрения За последние два года значительно доработаны уже внедренные процессы, а также внедрены новые. На текущий момент согласование большей части документов по общей деятельности предприятия переведено в систему DIRECTUM. В данный момент стоят следующие задачи на развитие системы: • унификация, оптимизация и модернизация существующих процессов согласования; • работы по созданию удобного стартового интерфейса для пользователей и руководителей; • разработка удобных отчетов по работе сотрудников в системе; • внедрение процессов планирования и контроля за осуществлением закупок (на базе модуля «Управление закупками»); • внедрение процессов по сбору заявок на прием и подбор кадров, рассмотрение резюме и выбор кандидата, прием и увольнение сотрудников; • согласование доверенностей; • реализация ведения делопроизводства в подразделениях в электронном виде; • согласование технико-экономических обоснований.