Docsvision для торгового дома

Автоматизация процессов согласования договорной документации, обработки заявок и первичной документации на базе платформы Docsvision 5. Предметная область - ECM-системы Заказчик - ООО "СТД "Петрович" Руководитель проекта со стороны заказчика - Матвеев Андрей Сергеевич ИТ-поставщик - ЗАО «ДИДЖИТАЛ ДИЗАЙН» Сроки выполнения проекта - Июль, 2015 — Февраль, 2016 Масштаб проекта 1000 человеко-часов 400 автоматизированных рабочих мест Цели проекта - Повышение эффективности работы сотрудников за счет: - сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования и исполнения договоров; - обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; - уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; - перенос в СЭД процессов размещения, согласования и исполнения заявок в отделы маркетинга и мерчендайзинга, ИТ-службы, юридического департамента, а также службы эксплуатации. Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы Для решения поставленных задач была выбрана система электронного документооборота на базе платформы Docsvision 5. В ходе внедрения СЭД осуществлена максимально плотная интеграция нормативно-справочной информацией, договорами и их статусами с уже используемыми учетными системами на базе 1С8. Направление/область и тип работ Управление основным производством Управление закупками (снабжением) Управление продажами (сбытом) Управление финансами и экономикой Управление трудовыми ресурсами Управление эффективностью и производительностью организации Управление документами Управление данными и их интеграция Приложения коммуникаций и совместной работы (почта, ПО для групповой работы и коммуникаций) Постановка и автоматизация процессов в области ИТ Важность проекта Поддерживающая ИС Возможность тиражируемости Да Масштабируемость Да Описание проекта Строительный торговый дом «Петрович» (ООО «СТД «Петрович») – российская компания, существующая с 1995 года и специализирующаяся на торговле строительными материалами и товарами для ремонта. В структуру СТД «Петрович» входит шестнадцать строительно-торговых центров на территории Санкт-Петербурга, Северо-Западного и Центрального федеральных округов, а также металлобаза и пять производственных площадок. Широкий ассортимент продукции для профессиональных строителей включает более 15 тысяч наименований. Документооборот в компаниях сферы ритейла такого уровня отличается особой масштабностью документопотока, большим количеством процессов работы с документами, типов документации, вовлеченностью множества сотрудников. С ростом сети «СТД «Петрович» и увеличением потока документов, появилась необходимость автоматизации документооборота для повышения эффективности работы сотрудников, задействованных в этом процессе. До начала проекта часть процессов документооборота ООО «СТД «Петрович» выполнялась в разных программах, а часть – не была автоматизирована полноценно, поэтому необходимо было решение, обеспечивающее удобную и эффективную работу с документами. К сотрудничеству был приглашен подрядчик – российская компания «Диджитал Дизайн», которая предложила решение задач заказчика путем внедрения СЭД на базе платформы Docsvision 5. В ходе внедрения СЭД было реализовано: 1. Полностью автоматизирован процесс согласования договоров, вариантов которых в «СТД «Петрович» – свыше 30 видов, каждый из них согласовывается по своему определенному маршруту. 2. Осуществлена максимально плотная интеграция нормативно-справочной информацией, договорами и их статусами с уже используемыми учетными системами на базе 1С8. 3. Автоматизирован процесс проверки и подписания первичной документации. 4. Обеспечена автоматизация блока заявок к специалистам ИТ-службы, юридического департамента, отделов маркетинга и мерчендайзинга, а также службе эксплуатации. Результаты проекта: 1. Ряд важнейших процессов документооборота был организован в едином прозрачном и удобном в использовании информационном пространстве. 2. Автоматизация согласования договоров позволила четко контролировать каждый этап процесса, сократить время прохождения документов и влияние человеческого фактора. 3. Интеграция интеграция нормативно-справочной информацией, договорами и их статусами с уже используемыми учетными системами на базе 1С8 существенно упростила и ускорила документооборот в части кадровой работы и взаимодействия с контрагентами. 4. Автоматизация процесса работы с первичной документацией обеспечила быстрое и комфортное взаимодействие головной организации и строительно-торговых центров в рамках обмена этими документами и их согласования. 5. Автоматизация блока заявок к специалистам различных департаментов, позволила сделать этот процесс четко организованным, логичным и контроллируемым для всех его участников. Уникальность проекта 1. Автоматизирован большой объем документооборота: свыше 30 видов договоров, каждый из которых согласуется по своему конкретному маршруту. 2. Реализована максимально плотная интеграция имеющимися системами 1С8 и СЭД. 3. Обеспечена высокая скорость работы со справочником «Контрагенты», несмотря на большое количество наименований в нем – свыше 350 000. Данные о контрагентах в справочнике были разложены по 2 веткам: физические и юридические лица, а также по алфавиту, было изменено ядро быстрого поиска. 4. К СЭД подключены сотрудники из всех подразделений «СТД «Петрович»: 16-ти строительно-торговых центров в разных регионах, а также металлобазы и 5 производственных площадок. География проекта СЭД используется во всех подразделениях ООО «СТД «Петрович», находящихся на территории Санкт-Петербурга, Северо-Западного и Центрального федеральных округов. Рекомендации по итогам внедрения Внедрение СЭД позволило достичь главной цели – создание инструмента, позволяющего повысить качество процессов документационного обеспечения деятельности предприятия, сделать удобным и корректным доступ к документам, ускорить управленческие процессы. В планах компании - дальнейшее развитие внедренной системы в части автоматизации новых бизнес-процессов.