ЗАДАЧА Перед ООО "Управляющая компания «Мариупольская инвестиционная группа»" стояла задача стандартизации деятельности компании и более оптимального использования наличных ресурсов для достижения лучших результатов. Следующим шагом, после проведения формализации и стандартизации бизнес-процессов компании должна была стать автоматизация деятельности. А именно, внедрение системы электронного документооборота, как еще одного способа оптимизации бизнес-процессов. Особенностью будущего проекта должно стало максимальное участие представителей Заказчика, как в процессе формализации, так и в процессе автоматизации. РЕЗУЛЬТАТ
В рамках существующей задачи, специалисты Пронет Бизнес Технологии успешно выполнили 3 начальных этапа проекта:

1. Аудит и консультации Заказчика по выбору оптимального программного обеспечения для формализации бизнес-процессов компании. Заказчиком было выбрано ПО Business Studio, как удобный и многофункциональный инструмент для стандартизации деятельности компании. Ключевые преимущества Business Studio: возможность построения организационной структуры предприятия без привязки к конкретным сотрудникам; автоматическое формирование должностных инструкций; возможность выгрузки всех формализованных процессов на внешний ресурс.
2. Консалтинг по выбору системы электронного документооборота (СЭД). Выбор Заказчика остановился на системе электронного документооборота и управления процессами Directum. Главным мотивом выбора стало наличие готового решения, обеспечивающего интеграцию описанных схем с помощью Business Studio в систему Directum «одним кликом». Подобная интеграция позволяет автоматизировать все описанные бизнес-процессы, не создавая заново аналогичных схем в системе Directum.
3. Проведено обучение специалистов Заказчика использованию ПО Business Studio.

На очереди старт 4 этапа проекта - внедрение системы электронного документооборота и управления процессами Directum.

Система резервного копирования рабочих мест Ciklum на основе CommVault Simpana 10 Ciklum - датская компания, основанная в 2002 году, работающая в сфере аутсорсинга разработки программного обеспечения. Бизнес модель компании направлена на создание выделенных команд, которые занимаются разработкой, напрямую взаимодействуя с клиентом. Цель проекта:внедрить систему резервного копирования рабочих данных с рабочих мест сотрудников – ноутбуков и ПК. После проведения сравнительных тестирований нескольких продуктов по резервному копированию на площадке Ciklum для реализации этой цели было решено использовать ПО CommVault Simpana 10. Выбор решения был сделан благодаря основным преимуществам Simpana: гибкости, масштабируемости, всеохватности, принципу единой унифицированной структуры управления, в том числе и для перспективного расширения функционала. Также на результат выбора повлиял удобный интерфейс управления Simpana 10. Технические особенности проекта системой охватываются как стационарные, так и мобильные сотрудники, работающие за пределами офиса; защита данных обеспечивается для разных групп пользователей по различным правилам (политикам) охвата данных, частоты их копирования, места и длительности хранения; для некоторых групп пользователей обеспечивается полное восстановление системы, в том числе и на другом аппаратном обеспечении, например, на другой модели ноутбука; используется иерархическая структура хранения данных, с использованием дисковых библиотек и с подключением к публичному «облаку».

Консалтинг по выбору системы элекронного документооборота для ПАО «Укргидропроект» ИТ-специалисты проектного института ПАО «Укргидропроект» обратились в компанию «Пронет Бизнес Технологии» с целью изучения существующих систем электронного документооборота доступных на территории Украины. Требования Заказчика к будущей системе электронного документооборота были следующими:

• надежный архив электронных документов организации - специфика работы проектного института требует, чтобы все чертежи достаточно долгое время хранились в доступном архиве и сотрудники имели к ним оперативный доступ;

• интеграция системы электронного документооборота с ПО Microsoft Project - все проекты организации достаточно крупные/масштабные, включают в себя много исполнителей и могут длиться годами. Поэтому необходим такой функционал, который бы поддерживал всю логику процесса и был легко управляем;

• соответствие системы политике службы безопасности организации - учитывая специфику деятельности организации и работу над крупными проектами, система должна обеспечивать исключительный уровень разграничения прав доступа, которая позволила бы избежать утечки конфиденциальной информации и изменять права доступа пользователя к проекту в зависимости от его роли;

• возможность развивать проект самостоятельно – автоматизировать вспомогательные бизнес-процессы силами Заказчика.

Компания «Пронет Бизнес Технологии» провела для ИТ- специалистов ПАО «Укргидропроект» ряд презентаций систем электронного документооборота, среди которых были представлены базовые возможности бизнес-решений и варианты развития ECM платформ Directum, Docsvision и ТЕЗИС. Кроме того, были выявлены основные задачи, которые должна была решить будущая система электронного документооборота.

Результат По итогам проведенной работы Заказчик выбрал систему электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. Основными критериями выбора данной системы стали:

• мощность и надежность платформы, доступные возможности масштабирования;

• большое количество готовых бизнес-решений, среди которых «Интеграция с Microsoft Project»;

• возможность самостоятельно развивать систему;

• широкий функционал уже в базовой поставке, что позволяет начинать автоматизацию бизнес-процессов с одного департамента и одного основного бизнес-процесса.

Контактный центр для Украинского транспортно - логистического центра УЖД С целью повышения уровня качества предоставления информационных услуг клиентам железнодорожного транспорта Украины и организации обратной связи Украинским транспортно - логистическим центром (УТЛЦ) УЖД были поставлены следующие задачи: создать собственный контактный центр для обслуживания контрагентов УЖД; автоматизировать прием обращений пользователей железнодорожного транспорта и предоставления консультаций контрагентам по вопросам железнодорожных перевозок и сопутствующих услуг; максимально сократить сроки обработки проблемных вопросов, связанных с организацией грузовых перевозок, и, в случае необходимости, автоматизировать процесс формирования и постановки, связанных с этим процессом задач специалистам главных управлений, управлений, железных дорог и предприятий железнодорожного транспорта, подчиненных УЖД; создание единой синхронизированной информационно-технической базы знаний УТЛЦ и интеграции, связанных с этим процессом информационных систем с целью дальнейшего предоставления оперативных данных по заключенным контрактам и сделкам. В связи с этим консультантами ProNET было предложено и внедрено комплексное решение, в основу которого были заложены телефонная станция - Avaya Aura Call Center Elite и ECM платформа Directum.

Основные предпосылки и стартовые требования к проекту До начала проекта внедрения, информационная система заказчика  обеспечивала работу в автоматическом режиме только части отдела деловодства. А именно: регистрацию, поиск и хранение сканированных входящих, исходящих и внутренних документов, а так же, индикацию цветом просроченных документов. В данной программе работали только деловоды административного департамента. Это 1 из 9 департаментов, в которых происходит регистрация и исполнение входящих и исходящих документов. Кроме нескольких уже перечисленных функций, эта система , имела ограниченную емкость хранилища данных. Сотрудники ИТ-департамента, отвечающего за систему, беспокоились о том, что в любой момент она может быть перезаполнена потоком входящих документов и, как следствие - потеряются данные о ранее зарегистрированных документах. Деловоды департаментов по-старинке вели бумажные журналы регистрации и носили документы от руководства исполнтелям, от исполнителей к деловодам административного департамента и т.д. Заказчик подошел очень серьезно к вопросу выбора системы, которая помогла бы ему решить следующие задачи:

• Автоматизировать основные бизнес процессы в работе канцелярии. Это очень важно, при большом потоке входящих документов.

• Упорядочить работу с договорами . Проблема заключалась в том, что сотрудники редко соблюдают инструкцию и правила подготовки и подачи договоров.

• Организовать работу всех подразделений по единой рабочей схеме, в том числе удаленных, т.к. в каждой области Украины предприятие имеет, как минимум, один филиал.

• Создать централизованное хранилище всех корпоративных документов с целью обеспечения уверенного и устойчивого управления потоком этих документов. При этом, устранить два самых больших недостатка внедренной ранее информационной системы – отсутствие функции поддержки маршрута согласования документов и угрозу переполнения архива.

• Обеспечить возможность развития проекта и автоматизировать другие бизнес-процессы на базе единой корпоративной информационной системы.

Идейным вдохновителем проекта выбора и внедрения системы электронного документооборота стал ИТ-департамент Государственной продовольственно-зерновой корпорации Украины. Руководитель ИТ-департамента со своим заместителем тщательно изучали системы электронного документооборота, которые представлены на рынке Украины, знакомились с их возможностями, посещали профильные мероприятия. Ключевым событием, повлиявшим на принятие окончательного решения, стал семинар «Дни открытых дверей Директум», организатором которого в Киеве стала компания ProNET. На этом мероприятии в реальном времени была проведена презентация уже реализованного проекта по согласованию договоров на базе платформы Directum.

Временные рамки Внедрение системы электронного документооборота на базе системы Directum началось с  автоматизации процесса регистрации и рассмотрения входящих, исходящих и  внутренних документов. Для автоматизации данного процесса было выбран модернизированный специалистами ProNET блок «Канцелярия». 1-й этап проекта сроком в 3 месяца начался с описания текущего процесса регистрации и рассмотрения входящих, исходящих и внутренних документов. Была проведена качественная работа с деловодами главного департамента, так называемой центральной канцелярией, где все документы проходят первичную регистрацию и, с которой начинается процесс согласования всех входящих документов. Были учтены все нюансы процесса и пожелания от деловодов. В том числе: вид фишки – документа на корпоративном бланке, на котором неавтоматизированный первый руководитель ставит резолюцию; вид и перечень полей регистрации, которые ранее использовались в журналах регистрации (прежде журналы велись от руки); меню выбора контрагента, как из справочника контрагентов, так и после ввода вручную. Далее, был автоматизирован процесс выполнения вынесенных руководителями резолюций, а так же, процесс согласования, регистрации и работы с подготовкой исходящих документов и внутренними документами корпорации: приказами, распоряжениями и обращения граждан. Особенностью работы корпорации является то, что у каждого из 9 департаментов есть свой деловод. И документ, который руководитель направляет на исполнение в тот или иной департамент, обязательно проходит процедуру регистрации у деловода каждого из департаментов. При этом, в каждом из этих департаментов есть свои журналы входящих и исходящих документов. Процесс был автоматизирован таким образом, что документ не шел далее на исполнение без обязательной регистрации у деловодов департаментов. Работа сотрудников, которые участвуют в процессе регистрации, вынесения резолюций и выполнения документов, была построена по следующему алгоритму: деловоды центральной канцелярии  и деловоды департаментов работают с десктопной версией системы, а все остальные участники процесса – пользуются веб-интерфейсом. Когда в систему попадает новый документ, с расписанными резолюциями от руководства, исполнителю приходит уведомление на электропочту. Перейдя по ссылке внутри  уведомления, пользователь может оперативно ознакомиться с сутью задачи, увидеть вложенные документы, а так же, самостоятельно выполнить задачу или расписать ее на своих подчиненных, заполнив всего 4 поля.

Результаты проекта

• Мощный и удобный инструмент для регистрации, сортировки, хранения, поиска входяших, исходящих и внтуренних документов, а также для контроля над исполнением поручений.

• Возможность отказаться от ведения бумажных журналов благодаря внедрению отчетов, которые формируют реестры всех документов с перечнем необходимых полей для проверяющих органов.

• Сведение к минимуму риска потери оригинала документа в процессе исполнения.

• Сокращение времени на рассмотрение документа и обеспечение непрерывности бизнес-процесса. За счет внедрения веб-доступа к системе, руководители могут рассматривать документы и выносить резолюции не только на рабочем месте, как было ранее, когда руководителю приносили бумажную копию документа, а он на ней ставил резолюцию, но и будучи в командировке, в дороге  и т.п.

• Прозрачность контроля невыполненных поручений и незакрытых документов. С помощью инструмента отчетности Административный департамент деловодства оперативно и просто может обнаружить, кто не выполнил поручение по документу, был ли закрыт тот или иной документ и напомнить исполнителям о том, что у них есть незавершенные задания.

• Удобную информационную систему с точки зрения администирования. Например, если прерывается процесс согласования документов или у пользователей возникают вопросы в связи с той или иной задачей, администратор системы через свой профиль всегда может посмотреть на каком этапе «зависла» задача и ответить на вопросы пользователей. Кроме того, он так же легко может управлять пользователями системы: вносить новых, синхронизировать их с данными из Active Directory, настраивать замещение, управлять доступом к документам и т.д.

Компания ПРОНЕТ завершила внедрение системы электронного документооборота собственной разработки - SkyNET в Национальном агентстве по вопросам Государственной службы.

Цели проекта:

• Стандартизация и автоматизация процедур обработки документов в соответствии с требованиями Государственных органов Украины

• Повышение эффективности документооборота и уровня исполнительской дисциплины за счет использования современных компьютерных технологий обработки документов

• Формирование предпосылок перехода на электронный (безбумажный) документооборот всех структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Агентства

Основные процессы обработки документов, которые были автоматизированы:

• Регистрация предусмотренных действующим законодательством типов и видов документов, сканирование и штрих-кодирование входящих документов

• Вынесение резолюции по выполнению документов, предварительное согласование проектов резолюций и исходящих документов, формируемых для выполнения входящих документов

• Ведение делопроизводства структурных подразделений Заказчика с возможностью гибкого ограничения доступа к документам со стороны других подразделений

• Возможность поиска электронных документов по любому параметру его регистрационной карточки

• Контроль исполнительской дисциплины структурных подразделений Агентства по работе с документами

• Возможность формирования электронного архива документов для передачи в архивное учреждение в соответствии с требованиями действующего законодательства

На базе стандартного функционала Системы реализовано:

• Организация документооборота (входящая, исходящая корреспонденция и организационно-распорядительные документы)

• Выполнение требований Агентства о перечне полей регистрационных карточек и правил нумерации документов

• Организация оперативного и архивного хранения электронных документов с поддержкой технологии штрих-кодирования и возможностью применения электронно-цифровой подписи

• Автоматизация процессов документооборота путем создания различных реестров электронных документов, печатных и отчетных форм

• Автоматизация процессов обработки обращений граждан и народных депутатов

• Поддержка и применение нормативно-справочной информации в виде справочников Системы

• Контроль исполнительской дисциплины по обработке документов сотрудниками структурных подразделений Заказчика

• Администрирование системы, контроль прав доступа пользователей, мониторинг и протоколирование действий пользователей в Системе

• Информационное взаимодействие с системой электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ)

На базе встроенного конструктора отчетов реализованы следующие печатные и отчетные формы:

• Печатная форма резолюций Руководства

• Отчетная форма «Перечень контрольных заданий, не выполнено»

• Отчетная форма «План-напоминание контрольных заданий»

Для формирования предпосылок перехода на электронный (безбумажный) документооборот всех структурных подразделений Агентства реализовано:

• Рассылка разовых задач для обработки резолюций Руководства

• Рассылка периодических задач, автоматически сформированных маршрутными схема обработки документов (так называемый конструктор деловых процессов)

«Пронет Бизнес технологии» выполнило первый этап проекта по внедрению системы автоматизации процессов ITIL / ITSM и системы мониторинга сервисов и ИТ инфраструктуры для Промышленно-строительной группы «Ковальская», основными целями которого являются:

• Сокращение времени ликвидации неисправностей и сбоев компонентов инфраструктуры ИТ

• Повышение степени готовности инфраструктуры ИТ за счет сокращения времени простоев

• Уменьшение негативного влияния инцидентов в работе ИТ инфраструктуры на бизнес процессы за счет опережающего реагирования на такие инциденты

• Подготовка персонала Заказчика для максимально самостоятельного развития и сопровождения системы

В рамках проекта выполнены аудит существующего положения дел (бизнес-процессов), разработан проект, предоставлены услуги по внедрению и, на данный момент, выполняется техническая поддержка. В рамках проекта описаны и реализована автоматизация процессов Service Desk, инцидент менеджмента, база знаний. Внедрена система мониторинга, которая охватывает все активы и обеспечивает проактивный мониторинг состояния сервисов и инфраструктуры. Проект реализован на продуктах OTRS (автоматизация процессов ITIL / ITSM) и системы мониторинга ключевых сервисов на базе расширений собственной разработки Zabbix PM.

Компания ProNET реализовала проект по внедрению системы мониторинга ИТ оборудования и web-сервисов в ЧАО «Первое всеукраинское бюро кредитных историй».

В современных сетях любого уровня часто возникает потребность видеть общую картину работы всей информационной инфраструктуры. Компания ProNET внедрила систему мониторинга ИТ оборудования и web-сервисов на основе продукции Zabbix PM. В рамках этого проекта, совместно со специалистами заказчика, было разработано техническое задание на внедрение системы. Специалисты ProNET подключили к системе мониторинга серверное и телекоммуникационное оборудование, а также технологические системы обеспечения ИТ, создали топологическую карту информационной сети.

Особенностью проекта было обеспечение мониторинга web-сервисов заказчика. Интеграция Zabbix с Telegram обусловила своевременное информирование о текущей ситуации на объектах мониторинга, что, в свою очередь, позволило сотрудникам заказчика оперативно реагировать на возникающие проблемы и обеспечить высокую доступность сервисов.