Консалтинг по выбору системы элекронного документооборота для ПАО «Укргидропроект» ИТ-специалисты проектного института ПАО «Укргидропроект» обратились в компанию «Пронет Бизнес Технологии» с целью изучения существующих систем электронного документооборота доступных на территории Украины. Требования Заказчика к будущей системе электронного документооборота были следующими:

• надежный архив электронных документов организации - специфика работы проектного института требует, чтобы все чертежи достаточно долгое время хранились в доступном архиве и сотрудники имели к ним оперативный доступ;

• интеграция системы электронного документооборота с ПО Microsoft Project - все проекты организации достаточно крупные/масштабные, включают в себя много исполнителей и могут длиться годами. Поэтому необходим такой функционал, который бы поддерживал всю логику процесса и был легко управляем;

• соответствие системы политике службы безопасности организации - учитывая специфику деятельности организации и работу над крупными проектами, система должна обеспечивать исключительный уровень разграничения прав доступа, которая позволила бы избежать утечки конфиденциальной информации и изменять права доступа пользователя к проекту в зависимости от его роли;

• возможность развивать проект самостоятельно – автоматизировать вспомогательные бизнес-процессы силами Заказчика.

Компания «Пронет Бизнес Технологии» провела для ИТ- специалистов ПАО «Укргидропроект» ряд презентаций систем электронного документооборота, среди которых были представлены базовые возможности бизнес-решений и варианты развития ECM платформ Directum, Docsvision и ТЕЗИС. Кроме того, были выявлены основные задачи, которые должна была решить будущая система электронного документооборота.

Результат По итогам проведенной работы Заказчик выбрал систему электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. Основными критериями выбора данной системы стали:

• мощность и надежность платформы, доступные возможности масштабирования;

• большое количество готовых бизнес-решений, среди которых «Интеграция с Microsoft Project»;

• возможность самостоятельно развивать систему;

• широкий функционал уже в базовой поставке, что позволяет начинать автоматизацию бизнес-процессов с одного департамента и одного основного бизнес-процесса.

Внедрение и развитие DIRECTUM в АО «Авиадвигатель» Предметная область ECM-системы Заказчик АО "Авиадвигатель" Руководитель проекта со стороны заказчика Дан Олейников ИТ-поставщик DIRECTUM Сроки выполнения проекта Декабрь, 2011 — Октябрь, 2016 Масштаб проекта 15000 человеко-часов 2000 автоматизированных рабочих мест Цели проекта Внедрение DIRECTUM происходило поэтапно, и на каждой итерации стояли конкретные цели. Первоначальные задачи: • создание единого электронного архива несекретных документов; • сокращение времени на обработку и поиск документов, в т. ч. архивных; • получение своевременной, актуальной информации о ходе согласования документов; • исключение утери документов; • обеспечение контроля исполнения поручений. Далее руководством компании ставились более масштабные цели по развитию уже стабильной функционирующей системы, подробнее об их реализации в разделе «Описание проекта». Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы Работы на проекте велись с помощью DIRECTUM, Microsoft SQL, ABBYY recognition server, Удостоверяющего центра на базе MS. Производилась синхронизация данных с учетной системой, интеграция с Sharepoint, Outlook, MS Lync. Направление/область и тип работ Управление основным производством Управление закупками (снабжением) Управление продажами (сбытом) Управление финансами и экономикой Управление эффективностью и производительностью организации Проектирование и анализ бизнес-процессов Управление документами Управление данными и их интеграция Интеграция приложений и создание промежуточного слоя Приложения коммуникаций и совместной работы (почта, ПО для групповой работы и коммуникаций) Важность проекта Производственная ИС Возможность тиражируемости Да Масштабируемость Да Описание проекта Выполненные работы На подготовительной стадии проекта был составлен план перевода бизнес-процессов в систему. В первую очередь была внедрена работа с входящей и исходящей корреспонденцией, затем в DIRECTUM перешло согласование договоров, а управление организационно-распорядительной документацией было разбито на подпроцессы: «Планы/протоколы/решения» и «Согласование приказов и распоряжений», — каждый бизнес-процесс учитывал особенности компании. С 2013 года началось дальнейшее развитие системы. Был внедрен процесс по работе с иностранной корреспонденцией, функционал контроля исполнения поручений по документам, поставленным на контроль, согласование и утверждение служебных записок, модули «Управление совещаниями» и «Управление показателями эффективности», а также интеграция с Microsoft Lync 2013. В апреле 2014 года целью стало перевести в электронный вид согласование закупочной документации и протоколов закупки. В числе задач этого этапа: создание единого электронного архива закупочных документов, сокращение трудоемкости процесса согласования, снижение времени поиска электронных копий. В 2015 году, опираясь на полученный опыт эксплуатации системы, а также на замечания и предложения пользователей, были определены основные принципы реализации и требования, которые заложены во все обновляемые и разрабатываемые бизнес-процессы: • запуск процессов согласования с использованием мастера; • максимальная унификация процессов в части подготовки и создания документов; • максимальное упрощение интерфейса для согласующих. На основе процесса по согласованию служебных записок разработан унифицированный маршрут согласования для различных документов, на базе которого реализовано согласование технических заданий, технических требований и программ. В 2016 году по такому же принципу был обновлен процесс «Протоколы, планы, решения». Для оперативной работы руководителей высшего и среднего звена внедрено мобильное решение DIRECTUM Solo. Функционал приложения адаптирован под реальные потребности пользователей в рамках удаленной работы: • рассмотрение входящего документа, вынесение резолюции по нему; • создание подчиненных поручений и выполнение поручений вышестоящего руководителя; • согласование документов (договоров, писем, служебных записок). При внедрении мобильных решений и выстраивании работы руководителя необходимо найти тот самый баланс, который позволит выполнять пользователю нужные действия, и при этом не пытаться реализовать всё, что есть в толстом клиенте. Именно такой подход был выбран на проекте в компании Авиадвигатель. В результате сами мобильные решения стали тем, чего так давно хотели руководители: в них отразились те минимальные 20% функционала системы, которые они использовали в 80% случаев. Такое решение стало эффективным и в финансовом плане. Сложности и риски В начале внедрения команде проекта потребовалась определенная «притирка» участников друг к другу, что повлияло на скорость согласования решений по проекту. Понадобился длительный подготовительный этап, необходимый для учета пожеланий всех ключевых пользователей и высшего руководства, так как автоматизация затрагивала все подразделения компании. Для ускорения процесса был создан методический совет по внедрению системы, состоящий из руководителей различного уровня и специалистов по тематическим направлениям. Для каждого процесса был назначен ответственный сотрудник, который осуществлял координацию работ по созданию проектных решений. Так, например, ответственным по приказам и распоряжениям был назначен директор по персоналу, согласование проектных работ по входящим и исходящим письмам осуществлял помощник генерального директора, по договорным процессам – начальник договорного отдела. Возглавлял совет первый заместитель генерального директора. Инициатива и активное участие руководства позволили реализовать проект своевременно, а сами процессы настроить наиболее оптимально. Возникали сложности с адаптацией к новой системе у сотрудников компании, особенно у старшего поколения. В первую очередь, это было связано с разнообразием используемых на предприятии систем, в каждой из которых был свой интерфейс, множество нюансов. Первые несколько месяцев количество обращений в день исчислялось несколькими сотнями звонков, сообщений, заявок в службу поддержки и личными обращениями. Тем не менее, полученный эффект от внедрения системы перекрыл перечисленные недостатки. В начале 2015 года мы приняли решение о переходе на новую версию системы DIRECTUM 5.1.1, особенностью которой был новый интерфейс. Пользователей заранее готовили к переходу на новую версию, рассылали видеоматериалы по новому интерфейсу, проводили ознакомительные семинары. Тем не менее, первый день оказался очень насыщенным на обращения и вопросы. За неделю опытной эксплуатации новой версии мы провели ознакомительные семинары по практическим вопросам работы для большинства подразделений, что позволило сотрудникам лучше адаптироваться к особенностям DIRECTUM 5.1.1. Результаты и их ценность для компании Внедрение системы DIRECTUM позволило не только оптимизировать работу с документами, но и получить высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками. Сократилось среднее время рассмотрения и согласования документов. По статистике, сейчас этот показатель составляет: • для входящего/исходящего письма — 1 день (2-3 дня до внедрения); • для приказа, распоряжения, протокола, плана, решения — 2 дня (5-7 дней до внедрения); • для договорного документа — 5 дней (14-21 день до внедрения). Аналогичные показатели наблюдаются и далее при переводе процессов согласования отдельных видов документов из бумажного формата в электронный. Уникальность проекта DIRECTUM в АО "Авиадвигатель" непрерывно развивается, захватывая все больше процессов. Руководство создает необходимые условия для ИТ-специалистов и обеспечивает комфортное восприятие нововведений пользователями. Развитие DIRECTUM в компании достигло уровня, когда клиент видит перспективы автоматизации и совершенствует систему самостоятельно. Создаются уникальные процессы. Например, «Переписка с иностранными контрагентами». Было замечено, что письма, поступающие от российских организаций стали обрабатываться, рассматриваться и исполняться гораздо быстрее, а иностранные письма первое время обрабатывались «по старинке». Отличительные особенности нового процесса: • отдельные место и журнал регистрации, другой делопроизводитель; • возможность отправить документ на перевод для входящих и исходящих писем; • возможность создания экспертного заключения к письму. Так к системе подключились отделы внешнеэкономических связей и защиты интеллектуальной собственности. На данном этапе в системе DIRECTUM работают почти все подразделения, в т. ч. высшее руководство. Одновременно пользуются системой более 500 сотрудников, авторизовано более 2000. Статистика использования системы за день: • 1200 задач; • 2400 заданий; • 900 документов. География проекта Подразделения АО «Авиадвигатель» расположены на территории пермского моторостроительного комплекса, его корпуса находятся на значительном расстоянии друг от друга. К системе подключены Московское представительство и удаленный филиал в Когалыме. Все пользователи имеют возможность работать удаленно с ноутбуков через VPN из дома или из командировок. Рекомендации по итогам внедрения За последние два года значительно доработаны уже внедренные процессы, а также внедрены новые. На текущий момент согласование большей части документов по общей деятельности предприятия переведено в систему DIRECTUM. В данный момент стоят следующие задачи на развитие системы: • унификация, оптимизация и модернизация существующих процессов согласования; • работы по созданию удобного стартового интерфейса для пользователей и руководителей; • разработка удобных отчетов по работе сотрудников в системе; • внедрение процессов планирования и контроля за осуществлением закупок (на базе модуля «Управление закупками»); • внедрение процессов по сбору заявок на прием и подбор кадров, рассмотрение резюме и выбор кандидата, прием и увольнение сотрудников; • согласование доверенностей; • реализация ведения делопроизводства в подразделениях в электронном виде; • согласование технико-экономических обоснований.

Контактный центр для Украинского транспортно - логистического центра УЖД С целью повышения уровня качества предоставления информационных услуг клиентам железнодорожного транспорта Украины и организации обратной связи Украинским транспортно - логистическим центром (УТЛЦ) УЖД были поставлены следующие задачи: создать собственный контактный центр для обслуживания контрагентов УЖД; автоматизировать прием обращений пользователей железнодорожного транспорта и предоставления консультаций контрагентам по вопросам железнодорожных перевозок и сопутствующих услуг; максимально сократить сроки обработки проблемных вопросов, связанных с организацией грузовых перевозок, и, в случае необходимости, автоматизировать процесс формирования и постановки, связанных с этим процессом задач специалистам главных управлений, управлений, железных дорог и предприятий железнодорожного транспорта, подчиненных УЖД; создание единой синхронизированной информационно-технической базы знаний УТЛЦ и интеграции, связанных с этим процессом информационных систем с целью дальнейшего предоставления оперативных данных по заключенным контрактам и сделкам. В связи с этим консультантами ProNET было предложено и внедрено комплексное решение, в основу которого были заложены телефонная станция - Avaya Aura Call Center Elite и ECM платформа Directum.

Основные предпосылки и стартовые требования к проекту До начала проекта внедрения, информационная система заказчика  обеспечивала работу в автоматическом режиме только части отдела деловодства. А именно: регистрацию, поиск и хранение сканированных входящих, исходящих и внутренних документов, а так же, индикацию цветом просроченных документов. В данной программе работали только деловоды административного департамента. Это 1 из 9 департаментов, в которых происходит регистрация и исполнение входящих и исходящих документов. Кроме нескольких уже перечисленных функций, эта система , имела ограниченную емкость хранилища данных. Сотрудники ИТ-департамента, отвечающего за систему, беспокоились о том, что в любой момент она может быть перезаполнена потоком входящих документов и, как следствие - потеряются данные о ранее зарегистрированных документах. Деловоды департаментов по-старинке вели бумажные журналы регистрации и носили документы от руководства исполнтелям, от исполнителей к деловодам административного департамента и т.д. Заказчик подошел очень серьезно к вопросу выбора системы, которая помогла бы ему решить следующие задачи:

• Автоматизировать основные бизнес процессы в работе канцелярии. Это очень важно, при большом потоке входящих документов.

• Упорядочить работу с договорами . Проблема заключалась в том, что сотрудники редко соблюдают инструкцию и правила подготовки и подачи договоров.

• Организовать работу всех подразделений по единой рабочей схеме, в том числе удаленных, т.к. в каждой области Украины предприятие имеет, как минимум, один филиал.

• Создать централизованное хранилище всех корпоративных документов с целью обеспечения уверенного и устойчивого управления потоком этих документов. При этом, устранить два самых больших недостатка внедренной ранее информационной системы – отсутствие функции поддержки маршрута согласования документов и угрозу переполнения архива.

• Обеспечить возможность развития проекта и автоматизировать другие бизнес-процессы на базе единой корпоративной информационной системы.

Идейным вдохновителем проекта выбора и внедрения системы электронного документооборота стал ИТ-департамент Государственной продовольственно-зерновой корпорации Украины. Руководитель ИТ-департамента со своим заместителем тщательно изучали системы электронного документооборота, которые представлены на рынке Украины, знакомились с их возможностями, посещали профильные мероприятия. Ключевым событием, повлиявшим на принятие окончательного решения, стал семинар «Дни открытых дверей Директум», организатором которого в Киеве стала компания ProNET. На этом мероприятии в реальном времени была проведена презентация уже реализованного проекта по согласованию договоров на базе платформы Directum.

Временные рамки Внедрение системы электронного документооборота на базе системы Directum началось с  автоматизации процесса регистрации и рассмотрения входящих, исходящих и  внутренних документов. Для автоматизации данного процесса было выбран модернизированный специалистами ProNET блок «Канцелярия». 1-й этап проекта сроком в 3 месяца начался с описания текущего процесса регистрации и рассмотрения входящих, исходящих и внутренних документов. Была проведена качественная работа с деловодами главного департамента, так называемой центральной канцелярией, где все документы проходят первичную регистрацию и, с которой начинается процесс согласования всех входящих документов. Были учтены все нюансы процесса и пожелания от деловодов. В том числе: вид фишки – документа на корпоративном бланке, на котором неавтоматизированный первый руководитель ставит резолюцию; вид и перечень полей регистрации, которые ранее использовались в журналах регистрации (прежде журналы велись от руки); меню выбора контрагента, как из справочника контрагентов, так и после ввода вручную. Далее, был автоматизирован процесс выполнения вынесенных руководителями резолюций, а так же, процесс согласования, регистрации и работы с подготовкой исходящих документов и внутренними документами корпорации: приказами, распоряжениями и обращения граждан. Особенностью работы корпорации является то, что у каждого из 9 департаментов есть свой деловод. И документ, который руководитель направляет на исполнение в тот или иной департамент, обязательно проходит процедуру регистрации у деловода каждого из департаментов. При этом, в каждом из этих департаментов есть свои журналы входящих и исходящих документов. Процесс был автоматизирован таким образом, что документ не шел далее на исполнение без обязательной регистрации у деловодов департаментов. Работа сотрудников, которые участвуют в процессе регистрации, вынесения резолюций и выполнения документов, была построена по следующему алгоритму: деловоды центральной канцелярии  и деловоды департаментов работают с десктопной версией системы, а все остальные участники процесса – пользуются веб-интерфейсом. Когда в систему попадает новый документ, с расписанными резолюциями от руководства, исполнителю приходит уведомление на электропочту. Перейдя по ссылке внутри  уведомления, пользователь может оперативно ознакомиться с сутью задачи, увидеть вложенные документы, а так же, самостоятельно выполнить задачу или расписать ее на своих подчиненных, заполнив всего 4 поля.

Результаты проекта

• Мощный и удобный инструмент для регистрации, сортировки, хранения, поиска входяших, исходящих и внтуренних документов, а также для контроля над исполнением поручений.

• Возможность отказаться от ведения бумажных журналов благодаря внедрению отчетов, которые формируют реестры всех документов с перечнем необходимых полей для проверяющих органов.

• Сведение к минимуму риска потери оригинала документа в процессе исполнения.

• Сокращение времени на рассмотрение документа и обеспечение непрерывности бизнес-процесса. За счет внедрения веб-доступа к системе, руководители могут рассматривать документы и выносить резолюции не только на рабочем месте, как было ранее, когда руководителю приносили бумажную копию документа, а он на ней ставил резолюцию, но и будучи в командировке, в дороге  и т.п.

• Прозрачность контроля невыполненных поручений и незакрытых документов. С помощью инструмента отчетности Административный департамент деловодства оперативно и просто может обнаружить, кто не выполнил поручение по документу, был ли закрыт тот или иной документ и напомнить исполнителям о том, что у них есть незавершенные задания.

• Удобную информационную систему с точки зрения администирования. Например, если прерывается процесс согласования документов или у пользователей возникают вопросы в связи с той или иной задачей, администратор системы через свой профиль всегда может посмотреть на каком этапе «зависла» задача и ответить на вопросы пользователей. Кроме того, он так же легко может управлять пользователями системы: вносить новых, синхронизировать их с данными из Active Directory, настраивать замещение, управлять доступом к документам и т.д.