Microsoft Office 365 для клининга

Внедрение Office 365 началось в сентябре 2013 года и продлилось около двух месяцев. В первую очередь, развертывание осуществлялось для того, чтобы упорядочить работу персонала, осуществить контроль выполнения задач, стоящих перед каждым сотрудником, и получить возможность регулярно отслеживать процесс развития бизнеса компании. Второй задачей стало налаживание взаимодействия с клиентами через создание единой базы, в которой содержатся контакты и другая необходимая информация о заказчиках. Все эти задачи после внедрения нового продукта были полностью решены. Кроме того, за счет упрощения контроля над поставленными задачами повысилась общая эффективность работы персонала, сократилось время поиска нужной информации и, в результате, более продуктивной стала работа с клиентами. Ситуация По словам технического директора партнера Microsoft ООО «Платан» Георгия Иремадзе, до внедрения Office 365 в «Империи кадров­» использовались сервисы POP3/SMTP от хостинга сайтов. Основной проблемой было отсутствие возможности контролировать постановку задач сотрудников, а также их выполнение. Как следствие, работе компании в целом не хватало ясности и упорядоченности. Поэтому главной задачей стала оптимизация работы персонала с помощью ИТ-инструментов. Также было важно наладить взаимодействие с клиентами, создав единую базу контактов и объединив ее с другой необходимой для работы информацией. Самым главным достоинством Office 365, повлиявшим на решение обратиться именно к Microsoft, стало наличие в пакете знакомого пользователям программного обеспечения Microsoft Office. Руководством компании рассматривалось решение и другого крупного производителя конкурентного продукта, но наличие удобных и привычных приложений Word, Excel, PowerPoint оказалось важнее. Кроме того, Microsoft предложил программное обеспечение, наиболее оптимальное по стоимости и подходящее для сегмента среднего и малого бизнеса. «При выборе подходящего продукта мы обращали внимание на предложения сторонних производителей альтернативных решений, но предложение Microsoft оказалось наиболее удобным в рамках предоставляемого функционала», - Ирина Зубарева, генеральный директор, ООО «Империя кадров» Решение «В процессе выбора подходящего продукта мы обращали внимание на сторонних производителей альтернативных решений, но предложение Microsoft оказалось наиболее удобным в рамках предоставляемого функционала», – поделилась мнением генеральный директор ООО «Империя кадров» Ирина Зубарева. Внедрение проходило в три этапа, с сентября по ноябрь 2013 года. Первый этап представлял собой организацию встречи и планирование внедрения сервисов в соответствии с требованиями заказчика. Далее следовало непосредственно развертывание Office 365 на компьютерах пользователей. После внедрения системы компанией-партнером был проведен обучающий курс для всех двадцати сотрудников офиса «Империи кадров». Уроки были посвящены работе с приложениями Outlook, Lync, а также с веб-приложениями. По словам Георгия Иремадзе, во время процесса внедрения ни одного отказа или сбоя в работе сервиса не возникло: «Сервис работал исправно, и по окончании тестового периода руководство «Империи кадров» приняло окончательное решение о переходе на Office 365». После внедрения продукта каждый сотрудник компании-заказчика получил возможность вести удобный календарь, отслеживать список своих задач. При этом значительно упростился и контроль работы персонала со стороны руководства. А возможность всю необходимую информацию хранить в одном месте с помощью приложений OneDrive и OneNote позволила максимально упростить поиски данных. Lync сделал более оперативным процесс обмена сообщениями и файлами. Техническая поддержка, по словам представителей заказчика, всегда оказывалась вовремя сотрудниками ООО «Платан». Таким образом, по словам менеджера по работе с клиентами ООО «Империя кадров» Любови Чайкиной, «благодаря гибкости конфигурирования решения Office 365, каждый сотрудник получил удобный инструмент для совместной работы». Преимущества В результате внедрения основные задачи, касающиеся организации взаимодействия между сотрудниками и работы с клиентами, были успешно решены. Удалось, в первую очередь, повысить эффективность работы персонала за счет удобного контроля за выполнением поставленных задач. В настоящее время сотрудники компании «Империя кадров» активно используют в своей работе смартфоны, что позволяет достичь большей мобильности и своевременного выполнения задач. Специалисты компании принимают поручения от руководителей в том числе на смартфоны, которые синхронизируются с облачным сервисом. Также с помощью мобильного устройства сотрудники отмечают статус выполнения задач, назначенных руководителем. В свою очередь, руководитель оперативно отслеживает статус выполнения назначенных поручений, со своего смартфона. Кроме того, благодаря более упорядоченному размещению необходимой информации, улучшилось взаимодействие с клиентами. А за счет работы со службами OneDrive и OneNote сократилось и время на ее поиски. Также, по словам Любови Чайкиной, огромным преимуществом решения является наличие конфигурируемого портала SharePoint, куда была вынесена часть документации. Именно на базе SharePoint планируется дальнейшее развитие и организация взаимодействия с клиентами компании. Что касается перспективных планов по внедрению, Office 365 полностью покрыл все существующие на данный момент потребности «Империи кадров», поэтому в ближайшее время в расширении или внедрении других продуктов компания не нуждается. "Благодаря гибкости конфигурирования Office 365, каждый сотрудник получил удобный инструмент для совместной работы", - Любовь Чайкина: менеджер по работе с клиентами ООО «Империя кадров»